GMP Privacyverklaring

Aangezien GMP informatie over u verwerkt met inbegrip van persoonsgegevens en GMP veel belang hecht aan de bescherming van uw persoonsgegevens en privacy, vindt u hieronder onze Privacyverklaring.

Vanaf 25 mei 2018 zal GMP onderworpen zijn aan de herziene regels inzake gegevensbescherming, van toepassing in de Europese Unie ingevolge de algemene gegevensbeschermingsverordening (de “GDPR”) en deze toepassen. In overeenstemming met haar beloftes om u persoonsgegevens te beschermen, wil GMP u op transparante wijze informeren en de nodige uitleg verschaffen over:

  • waarom en hoe GMP uw persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en bewaart; en
  • wat uw rechten en onze verplichtingen zijn met betrekking tot deze verwerking.

1. Welke soort persoonsgegevens verzamelt GMP?

GMP kan in het kader van haar activiteiten gegevens verzamelen over ex-werknemers aan wie diensten werden verstrekt door het pensioenfonds, meer bepaald:

  • identificatiegegevens (bijv. naam en contactgegevens);
  • gezinssamenstelling (bijv. burgerlijke staat en aantal kinderen);
  • nationaliteit en geslacht;
  • gegevens over partners en kinderen;
  • gegevens over tewerkstelling (bijv. duur van de tewerkstelling);
  • financiële gegevens (bijv. het bedrag van het kapitaal dat bij pensionering uitbetaald moet worden);
  • gegevens over het pensioenplan;
  • i.v.m. controle op de correctheid van de gegevens;
  • i.v.m. het opvolgen van geschillen;
  • gegevens met betrekking tot handicap;
  • payment history and list of yearly payments that are due for maintenance of plan; and
  • betalingsgeschiedenis en lijst met jaarlijkse betalingen verschuldigd voor onderhoud van het plan; en
  • inhoud van klachten en vragen.

Daarnaast kan GMP ook de volgende informatie verzamelen over begunstigden:  

  • identificatiegegevens (bijv. naam en contactgegevens); en
  • financiële gegevens (bijv. het bedrag van het kapitaal dat bij pensionering uitbetaald moet worden);

Indien u de contactgegevens van uw begunstigde aan GMP meedeelt, bevestigt u dat u deze persoon op de hoogte heeft gebracht van deze Algemene Privacy Policy en, indien nodig, dat u de toestemming van deze persoon voor het meedelen van deze gegevens heeft verkregen. De informatie hierboven vermeld kan ofwel rechtstreeks door u worden verstrekt, door uw vorige werkgever worden meegedeeld aan GMP, ofwel worden verkregen uit openbare bronnen (bijv. de pensioenrechten databank beheerd door SIGEDIS).

In de mate toegestaan of vereist door de wet, kan GMP ook gevoelige gegevens verwerken zoals gezondheidsgegevens. GMP zal dit echter enkel doen indien dit strikt noodzakelijk in het licht van de relevante doeleinden, opgesomd in sectie 2 hieronder, of om te voldoen aan de juridische verplichtingen en, waar vereist, indien u hier voorafgaand uw toestemming voor hebt gegeven. In dit geval worden de gegevens enkel ingezien en verwerkt onder de verantwoordelijkheid van een vertegenwoordiger van GMP, die onderworpen is een geheimhoudingsverplichting.

GMP kan ook uw nationaal registratienummer of sociaalzekerheidsnummer bewaren, maar zal deze gegevens enkel verwerken in het geval dit een wettelijke vereiste is.  

2. Op basis van welke rechtsgrond en voor welke doeleinden verwerkt GMP persoonsgegevens?

2.1 De rechtsgronden voor de gegevensverwerking

GMP mag geen persoonsgegevens verwerken indien hiervoor geen geldige rechtsgrond bestaat. Bijgevolg zal GMP enkel persoonsgegevens verwerken indien:

  • voorafgaand uw toestemming werd verkregen;
  • de verwerking nodig is om haar contractuele verplichtingen na te komen ten aanzien van u (ingevolge van uw vorige arbeidsovereenkomst) of om op uw verzoek precontractuele stappen te ondernemen;
  • de verwerking noodzakelijk is om aan wettelijke of reglementaire verplichtingen te voldoen; of
  • de verwerking noodzakelijk is voor de rechtmatige belangen van GMP en uw belangen en fundamentele rechten en vrijheden niet onrechtmatig worden aangetast.
  • Gelieve er rekening mee te houden dat bij de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van deze laatste rechtsgrond, GMP steeds het evenwicht tracht te behouden tussen haar rechtmatige belangen en uw privacy. Voorbeelden van deze ‘rechtmatige belangen’ zijn:
  • het genieten van kosteneffectieve diensten (bijv. het overdragen van uw persoonsgegevens naar een nieuw platform door een externe dienstverlener met het oog op een vermindering van de kosten); en
  • het beschermen van de veiligheid van de IT systemen, – architectuur en -netwerken

2.2 Doeleinden van de verwerking

GMP verwerkt uw persoonsgegevens altijd met het oog op een specifiek doel en verwerkt enkel de persoonsgegevens die relevant zijn om dat doel te bereiken. GMP verwerkt in het bijzonder persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Voor wat betreft (ex-) werknemers en begunstigden aan wie GMP pensioenfondsdiensten verstrekt:

  • beheer van het pensioenplan;
  • beheer van de onderliggende activa;
  • uitbetaling van de pensioenen en voordelen;
  • verstrekking van informatie aan GM en haar filialen, (her)verzekering en overheidsinstanties; en
  • alle andere door de wet of de overheid opgelegde doeleinden.

Naast de hierboven vermelde specifieke doeleinden, verwerkt GMP verzamelde persoonsgegevens voor de volgende algemene doeleinden:

  • het managen en beheren van de relatie tussen GMP en de individuen van wie de persoonsgegevens worden verwerkt;
  • het beheer van de IT-resources van GMP, met inbegrip van infrastructuurbeheer en bedrijfscontinuïteit;
  • het handhaven van de economische belangen van GMP en het verzekeren van naleving en rapportering;
  • het naleven van de wettelijke verplichtingen waaraan GMP onderworpen is met betrekking tot haar activiteiten;
  • het beantwoorden van officiële verzoeken van openbare en gerechtelijke autoriteiten met de vereiste toelating; en
  • archivering en administratie.

3. Hoe beschermt GMP uw persoonsgegevens?

GMP heeft de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om een zeker niveau van veiligheid en geheimhouding te verzekeren met betrekking tot uw persoonsgegevens. Deze maatregelen houden rekening met:

  1. de stand van de technologie;
  2. de kostprijs van de uitvoering;
  3. de aard van de gegevens; en
  4. het risico van de verwerking.
  1. Het doel hiervan is de bescherming van uw persoonsgegevens tegen toevallige of onwettige vernietiging of wijziging, toevallig verlies, niet-toegelaten openbaarmaking of toegang en andere onwettige vormen van verwerking.

Bovendien, bij de verwerking van uw persoonsgegevens:

  • verzamelt en verwerkt GMP enkel persoonsgegevens die adequaat, relevant en niet overdreven zijn, zoals vereist om bovenstaande doeleinden te bereiken; en
  • verzekert GMP dat uw persoonsgegevens up-to-date en accuraat blijven.

In het laatste geval mag GMP u verzoeken om de over uw bijgehouden persoonsgegevens te bevestigen. U wordt ook uitgenodigd om GMP spontaan op de hoogte te brengen van elke wijziging in uw persoonlijke situatie zodat GMP ervoor kan zorgen dat uw persoonsgegevens up-to-date blijven.

4. Wie heeft er toegang tot uw persoonsgegevens en met wie worden ze gedeeld?

GMP mag persoonsgegevens overdragen of toegang geven tot persoonsgegevens aan derden buiten GMP om de doelstellingen uiteengezet in Sectie 2 te vervullen, in zoverre zij deze gegevens nodig hebben om de instructies van GMP uit te voeren. Deze derden kunnen onder meer zijn:

  • derden die persoonsgegevens verwerken, zoals aanbieders van fondsen (bijv. adviseurs van de Raad, beheerders van pensioenfondsen en activa- of beleggingsbeheerders), aanbieders van IT systemen, aanbieders van betalingsdiensten, verzekeraars en socialezekerheidsinstellingen;
  • elke derde partij aan wie GMP haar rechten of verplichtingen uit hoofde van een relevante overeenkomst overdraagt;
  • alle nationale en/of internationale regulerende-, handhavings- of uitwisselingsorganen of rechtbanken, in het geval GMP hiertoe op grond van de toepasselijke wet- of regelgeving toe gehouden is of op hun verzoek.

De hierboven vermelde partijen zijn er contractueel toe gehouden om de geheimhouding en veiligheid van uw persoonsgegevens te verzekeren in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.

Wij wijzen u erop dat uw persoonsgegevens niet zullen worden overgedragen of verwerkt in landen buiten de Europese Economische Ruimte (“EER“)

5. Hoelang worden uw gegevens bewaard?

GMP zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig om de doeleinden waarvoor ze werden verzameld te bereiken of om te voldoen aan wettelijke of reglementaire vereisten of interne beleidslijnen.

GMP bewaart gegevens met betrekking tot ex-werknemers en begunstigden enkel:

  • voor wat betreft gegevens inzake pensioentoezegging: gedurende een periode van vijf jaar vanaf de wettelijke pensioenleeftijd (zie ook de hieronder vermelde specifieke bewaartermijnen);
  • voor wat betreft gegevens inzake overlijdensuitkeringen (indien van toepassing): gedurende een periode van vijf jaar vanaf de datum waarop de wettelijke en/of contractuele begunstigde zijn uitkeringen heeft ontvangen;  
  • voor wat betreft gegevens inzake invaliditeitsuitkeringen (indien van toepassing): gedurende een periode van één jaar na het einde van de arbeidsrelatie;
  • in het geval van een wees-/overlijdensuitkering/kapitaal: gedurende een periode van vijf jaar vanaf de uitbetalingsdatum van het kapitaal of de betaling van de laatste uitkering;
  • in het geval van een uittreding en overdracht van de verworven reserves naar een andere pensioeninstelling: gedurende een periode van vijf jaar vanaf de wettelijke pensioenleeftijd.

Persoonsgegevens verzameld en verwerkt in het kader van een geschil worden verwijderd (i) vanaf het moment dat een minnelijke schikking bereikt is, (ii) zodra een beslissing in laatste aanleg gewezen is of (iii) wanneer de vordering verjaard is.

Na afloop van deze bewaartermijnen, worden uw persoonsgegevens verwijderd uit de systemen van GMP.

Indien een persoon echter wenst dat zijn persoonsgegevens uit de GMP-databanken worden verwijderd alvorens deze termijn verstreken is, kan hij een verzoek indienen zoals beschreven in Hoofdstuk 6, dat behandeld zal worden zoals hieronder verder bepaald.

6. Wat zijn uw rechten en hoe kan u ze uitoefenen?

6.1 Uw rechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens te raadplegen zoals deze zijn verwerkt door GMP in overeenstemming met deze policy. Indien u van mening bent dat de gegevens die GMP over u bijhoudt onjuist of onvolledig zijn, kunt u om een verbetering verzoeken. GMP zal dergelijke onjuiste informatie onmiddellijk aanpassen.  

U heeft eveneens het recht om:

  • het wissen van uw persoonsgegevens aan te vragen
  • te vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
  • uw toestemming in te trekken daar waar GMP uw toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens heeft bekomen; en
  • bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor andere doeleinden in het geval GMP uw persoonsgegevens verwerkt op basis van een andere rechtsgrond dan degene waarvoor u uw toestemming heeft gegeven.

GMP zal dergelijke verzoeken, intrekkingen of bezwaren onderzoeken en behandelen zoals vereist is op grond van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming.

U heeft bovendien ook het recht op gegevensportabiliteit. Dit is het recht om de door u aan GMP verstrekte persoonsgegevens te verkrijgen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine-leesbaar formaat en om te eisen dat uw persoonsgegevens aan derden worden toegezonden, zonder belemmering van GMP en mits inachtneming van uw eigen geheimhoudingsverplichting.

6.2 Uitoefening van uw rechten

Indien u een vraag heeft of gebruik wilt maken van bovenstaande rechten, kan u een e-mail of een brief sturen naar de hierboven vermelde contactpersoon bij Conac, samen met een kopie van uw identiteitskaart omwille van identificatiedoeleinden. GMP zal deze gegevens dan ook enkel gebruiken om uw identiteit te achterhalen en zal deze niet bijhouden nadat dit is voltooid. Wanneer u dergelijke kopie naar GMP stuurt, dient u uw foto en nationaal registratienummer of soortgelijks in de kopie te verwerken.   

Indien u niet tevreden bent met hoe GMP uw data verwerkt, kunt u een verzoek sturen naar Jan Geerardyn [jan.geerardyn@conac.be], de verantwoordelijke contactpersoon bij Conac voor problemen met betrekking tot de GDPR. Hij zal uw belangen onderzoeken.

Bovenop de rechten hierboven vermeld, heeft u ook steeds het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsauthoriteiten.

7. Update van de policy

Deze policy kan geregeld worden bijgewerkt of gewijzigd. Alle toekomstige wijzigingen die u aanbelangen met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens, zoals beschreven in deze policy, zullen aan u worden meegedeeld via een geschikt kanaal, afhankelijk van hoe GMP gewoonlijk met u communiceert. GMP behoudt zich het recht voor om u te informeren over dergelijke wijzigingen via volgende website: www.GMPensioenfonds.be.