GMP Privacyverklaring

(i) GDPR: Privacy Statement van General Motors Pensioenfonds (GMP)

U ontvangt deze privacy statement omdat GMP informatie over u verwerkt met inbegrip van persoonsgegevens, en GMP veel belang hecht aan de bescherming van uw persoonsgegevens en privacy.
Vanaf 25 mei 2018 is GMP onderworpen aan de herziene gegevensbeschermingsregels van toepassing in de Europese Unie onder de Algemene Verordening gegevensbescherming (“AVG”). In overeenstemming met het doel van GMP om uw persoonlijke gegevens te beschermen, wenst GMP, als gegevensverwerkingsverantwoordelijke, u te informeren en op een transparante wijze het volgende mee te delen:

waarom en hoe GMP uw persoonlijke gegevens verzamelt, gebruikt en bewaart; en
wat uw rechten en onze verplichtingen zijn in verband met een dergelijke verwerking.

Welk type van persoonlijke gegevens wordt door GMP verzameld?

In het kader van haar activiteiten mag GMP volgende informatie over aangeslotenen van het pensioenplan en gepensioneerden aan wie diensten verbonden aan het Pensioenfonds worden geleverd, verzamelen:

identificatiegegevens (bv. naam en contact gegevens);
gezinssamenstelling (bv. burgerlijke staat en aantal kinderen);
nationaliteit en geslacht;
informatie over partners en kinderen;
informatie inzake tewerkstelling (bv. duur van de tewerkstelling);
financiële informatie (bv. bedrag van het kapitaal dat wordt uitbetaald bij pensionering);
gegevens over het pensioenplan;
gegevens in verband met de correctheid van gegevens;
gegevens over het beheer van klachten;
gegevens inzake handicap/invaliditeit;
betalingsgeschiedenis en lijst van jaarlijkse betalingen voor het pensioenplan; en
inhoud van klachten en vragen.

Bijkomend mag GMP volgende informatie verzamelen over

a) begunstigden

identificatiegegevens (bv. naam en contactgegevens); en
financiële informatie (bv. bedrag van het kapitaal dat zal worde uitbetaald bij pensionering).

b) leden van de raad van bestuur

identificatiegegevens (bv. naam en contactgegevens).

c) personen die een klacht indienen

identificatiegegevens (bv. naam en contactgegevens); en
inhoud van klachten en vragen.

Indien u GMP de contactgegevens van uw begunstigde verstrekt, erkent u deze persoon op de hoogte te hebben gebracht van dit Algemeen privacybeleid en, indien vereist, de toestemming van deze persoon voor deze communicatie te hebben verkregen.

Deze informatie kan ofwel rechtstreeks door u worden verstrekt, ofwel door uw vroegere werkgever aan GMP worden meegedeeld (bv. de door SIGEDIS beheerde database van pensioenrechten).
Voor zover wettelijk toegestaan of vereist, kan GMP ook gevoelige gegevens, zoals gezondheidsgegevens, verwerken. GMP zal dit enkel doen wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de relevante doeleinden die worden opgesomd in punt 2 hieronder of om te voldoen aan een wettelijke verplichting en, indien vereist, op voorwaarde dat zij vooraf uw toestemming heeft verkregen. In dat geval worden de gegevens uitsluitend geraadpleegd en verwerkt onder de verantwoordelijkheid van een vertegenwoordiger van GMP die aan een geheimhoudingsplicht is onderworpen.
GMP kan ook uw rijksregisternummer of socialezekerheidsnummer bewaren, maar zal dergelijke gegevens enkel verwerken indien en wanneer dit wettelijk verplicht is.
2 Op welke wettelijke basis en voor welke doeleinden verwerkt GMP persoonsgegevens?
2.1 Wettelijke basis voor verwerking

GMP mag geen persoonsgegevens verwerken als daarvoor geen geldige rechtsgrond bestaat. GMP zal daarom alleen persoonsgegevens verwerken indien:

vooraf uw toestemming werd verkregen;
de verwerking noodzakelijk is om de contractuele verplichtingen jegens u na te komen (in het kader van uw vorige arbeidsovereenkomst) of om op uw verzoek precontractuele stappen te ondernemen;
de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke of reglementaire verplichtingen; of
de verwerking noodzakelijk is voor de legitieme belangen van GMP en uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden niet onnodig worden aangetast.

We wijzen u erop dat GMP bij de verwerking van uw persoonsgegevens altijd streeft naar een evenwicht tussen haar legitieme belangen en uw privacy. Voorbeelden van dergelijke “legitieme belangen” zijn:

om gebruik te maken van kostenefficiënte diensten (bv. het overbrengen van uw persoonsgegevens naar een nieuw platform dat wordt geleverd door een externe dienstverlener om de kosten te verlagen); en
om de veiligheid van IT-systemen, -architectuur en -netwerken te beschermen.

2.2 Doeleinden van de verwerking

GMP verwerkt uw persoonsgegevens altijd voor een specifiek doel en verwerkt alleen die persoonsgegevens die relevant zijn om dat doel te bereiken. In het bijzonder verwerkt GMP persoonsgegevens voor een van de volgende doeleinden.

Voor aangeslotenen bij een pensioenplan, gepensioneerden en begunstigden voor wie GMP diensten als pensioenfonds verricht:

beheer van de pensioenregeling;
beheer van de onderliggende activa van het pensioenplan;
betaling van de pensioenen en uitkeringen;
opvolging van door de aangeslotenen aan het pensioenplan verschuldigde betalingen;
het verstrekken van informatie aan GM en gelieerde ondernemingen, (her)verzekeringsmaatschappijen en overheidsinstanties; en
alle andere doeleinden die door de wet en de autoriteiten worden opgelegd.

Naast de hierboven vermelde specifieke doeleinden, verwerkt GMP alle verzamelde persoonsgegevens voor de volgende algemene doeleinden:

om de relatie tussen GMP en de personen van wie GMP persoonsgegevens verwerkt, te beheren en te administreren;
om de IT-middelen van GMP te beheren, met inbegrip van infrastructuurbeheer & bedrijfscontinuïteit;
om de economische belangen van GMP te behartigen en te zorgen voor naleving en rapportage;
om te voldoen aan alle wettelijke verplichtingen die aan GMP zijn opgelegd in verband met haar activiteiten;
om te antwoorden op een officieel verzoek van een openbare of gerechtelijke instantie met de nodige machtiging; en
archivering en bewaring van gegevens.

3 Hoe beschermt GMP persoonsgegevens?

GMP heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om het niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen; deze maatregelen houden rekening met:

(i) de stand van de techniek;
(ii) de kosten van de implementatie ervan;
(iii) de aard van de gegevens; en
(iv) het risico van de verwerking.

Het doel daarvan is uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging of wijziging, onopzettelijk verlies, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang en tegen andere onrechtmatige vormen van verwerking.

Bij de behandeling van uw persoonsgegevens zal GMP:

alleen persoonsgegevens verzamelen en verwerken die toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn, zoals vereist om de bovengenoemde doeleinden te bereiken; en
ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens actueel en accuraat blijven.

Met het oog op dit laatste kan GMP u vragen om de persoonsgegevens die zij over u bezit, te bevestigen. U wordt tevens verzocht GMP spontaan op de hoogte te brengen van elke wijziging in uw persoonlijke omstandigheden, zodat GMP ervoor kan zorgen dat uw persoonlijke gegevens up-to-date blijven.

4 Wie heeft toegang tot persoonsgegevens en met wie worden deze gegevens gedeeld?

GMP kan persoonsgegevens doorgeven aan of toegang verlenen tot derden buiten GMP om de in punt 2.2 hierboven vermelde doeleinden te verwezenlijken, voor zover zij deze gegevens nodig hebben om de instructies uit te voeren die GMP hun heeft gegeven. Dergelijke derden kunnen omvatten:

Derden die persoonsgegevens verwerken, zoals dienstverleners van het pensioenfonds (bv. adviseurs van de raad van bestuur, pensioenadministratie en vermogens-/investeringsbeheerders), leveranciers van IT-systemen, leveranciers van betalingsdiensten, verzekeraars en socialezekerheidsinstanties;
Elke derde partij aan wie GMP haar rechten of verplichtingen uit hoofde van een relevante overeenkomst overdraagt of vernieuwt;
Elke nationale en/of internationale regulerende, handhavings- of uitwisselingsinstantie of rechtbank wanneer GMP hiertoe verplicht wordt door de toepasselijke wet- of regelgeving of op haar verzoek.

Bovengenoemde derden zijn contractueel verplicht om de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonsgegevens te beschermen, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
Wij wijzen u erop dat uw persoonsgegevens niet worden overgedragen aan of verwerkt in landen buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”).

5 Hoe lang bewaart GMP uw gegevens?

GMP bewaart persoonsgegevens slechts zolang als nodig is om te voldoen aan het doel waarvoor deze werden verzameld of om te voldoen aan wettelijke, reglementaire of interne beleidsvereisten.
GMP bewaart enkel gegevens met betrekking tot aangeslotenen van het pensioenplan, gepensioneerden en begunstigden zoals uiteengezet in bijlage 1

Voor zover het gaat om gegevens in verband met pensioenuitkeringen.

Persoonsgegevens die in het kader van een geschil worden verzameld en verwerkt, worden gewist (i) zodra een minnelijke schikking is getroffen, (ii) zodra een beslissing in laatste instantie is genomen of (iii) wanneer de vordering verjaard is.

Na het verstrijken van de bewaartermijnen worden uw persoonsgegevens uit de systemen van GMP verwijderd.
Indien personen echter wensen dat hun persoonsgegevens voor die tijd uit de databases van GMP worden verwijderd, kunnen zij een verzoek indienen zoals beschreven in punt 6, dat GMP zal beoordelen zoals hieronder uiteengezet.

6 Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze rechten uitoefenen?

6.1 Uw rechten

U heeft recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens zoals door GMP verwerkt in het kader van dit beleid. Indien u van mening bent dat informatie die GMP over u bewaart onjuist of onvolledig is, kunt u ook de correctie ervan vragen. GMP zal dergelijke onjuiste informatie onmiddellijk corrigeren.

U hebt ook het recht om:

te vragen dat uw persoonsgegevens worden gewist;
te vragen dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt;
uw toestemming aan GMP om persoonsgegevens te verwerken, in te trekken;
bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor andere doeleinden in bepaalde gevallen waarin GMP uw persoonsgegevens verwerkt op basis van een andere rechtsgrondslag dan uw toestemming.

GMP zal dergelijke verzoeken, intrekkingen of bezwaren onderzoeken en respecteren zoals vereist onder de toepasselijke gegevensbeschermingsregels.
Daarnaast heeft u ook het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit is het recht om de persoonsgegevens die u aan GMP hebt verstrekt in een gestructureerd, algemeen en machineleesbaar formaat te verkrijgen en om te verzoeken dat deze persoonsgegevens aan een derde worden doorgegeven, zonder belemmering van GMP en met inachtneming van uw eigen vertrouwelijkheidsverplichtingen.

6.2 Uitoefening van uw rechten

Indien u een vraag heeft of bovenstaande rechten wenst uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar of een brief sturen naar de hieronder vermelde contactpersoon met een scan van uw identiteitskaart voor identificatiedoeleinden, met dien verstande dat GMP deze gegevens enkel zal gebruiken om uw identiteit te verifiëren en de scan niet zal bewaren nadat de verificatie is voltooid. Wanneer u GMP een dergelijke scan toestuurt, zorg er dan voor dat uw foto en rijksregisternummer of een gelijkwaardig nummer op de scan zijn weggelaten.

Indien u niet tevreden bent over de manier waarop GMP uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u uw verzoek richten tot Tom De Cordier (Tom.DeCordier@cms-db.com), functionaris voor gegevensbescherming bij GMP, die uw bezorgdheid zal onderzoeken.

In elk geval hebt u ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten, naast uw rechten hierboven.

7 Updates van dit beleid

Dit beleid kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt of gewijzigd. Alle toekomstige wijzigingen in de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid die op u betrekking hebben, zullen u worden meegedeeld via een geschikt kanaal, afhankelijk van de manier waarop GMP gewoonlijk met u communiceert. GMP behoudt zich het recht voor u op de hoogte te brengen door dergelijke wijzigingen op de volgende website te plaatsen: www.GMPensioenfonds.be.

GM Pensioenfonds OFP